ms project 사용기

09.09.14 일부터 09.16 일 동안 "MS project를 활용한 중소기업 Project 관리 실무 교육에 참여 하였습니다.

그 동안 PM은 어떤 일을 해야 하는가 ? 에 대한 의문이 있긴 했습니다. 또한 프로젝트별 업무 단위의 산출 관리에 대한 의문도 있었구요. 단편적인 모습이나마 이번 교육에 PM이 무엇을 하고 어떤 부분을 고민 해야 하는지, 올바른 프로젝트의 정의와 관리, 그리고 프로젝트 관리를 통해 얻어지는 것들을 알 수 있었습니다.

그리고 이 ms-project는 IT 업무 쪽에서 많이 활용 되고 있지만, 기타 건축, 제품 제작 등에서도 사용 되어 질 수 있는 툴 입니다. 실제 교육에도 IT업무가 아닌 분들도 참여 하셨습니다.

 

프로젝트 진행을 위해 준비 되어 지는 것들은 다음과 같이 크게 3가지가 필요 합니다

그것은 바로 프로젝트 헌장, WBS, 자원정보 입니다.

 

프로젝트 헌장 : 프로젝트에 대한 개요 정보가 수록 됩니다.

프로젝트 목적, 목표, Scope, Time, 수행 조직

WBS : Work Breakdown Structure - 최소 task 단위까지의 hierarchy

자원정보 : 작업자 (월 평균 급여 - 비용 산정), 장비 pert 계산법

 

위의 기본적인 정보를 얻고 산출해 내는 일이 쉽지 만은 않아 보입니다.

특히 WBS를 위해 업무 분석을 하고, 해당 업무 분석의 순서 또한 PM은 알고 있어야 합니다.

이를 통해 Gantt chart를 만들 수 있습니다.

 

Ms-Project는 Professional version 1 license 당 100만원 정도로 고가이기는 하지만, 프로젝트 관리에는 매우 필수적인 툴로 보입니다. - 금액적인 부분이 부담이 된다면 open source 측에서 제공하는 Openproj 라는 소프트웨어도 있습니다.

비슷한 형태를 띄우고 있으며, 기능 별로 자세히 살펴 보지는 못하였지만, 상당 부분 동일 한 부분도 있어 보입니다.

이 툴을 사용 하지 않고 Project 관리를 위해 Excel로 제작, 작업 하는 것은 상당한 노력과 시간을 요구하는 일이고, 그 문서가 올바르게 진행 상황 관리를 할 수 있다고 생각이 들지 않을 정도 였습니다.

 

간단하게 나마 그 이유의 요점을 설명하자면,

보통 Task 단위 별, Level별로 넘버링을 하게 되어지는데, 우선 순위나 업무 순위 등에 따른 넘버링 체계의 변동이 필요한 경우 자동으로 넘버링을 다시 계산 입력 될 수 있도록 되어 있습니다. 이런 형태의 자동 관리가 몇 가지 있으며, 가장 중요한 부분은 실행 계획 대비 진척률을 차트로 자동 변환이 가능하며, 각 자원 별로 발생한 원가 계산을 통해 해당 프로젝트에 투입된 비용을 알 수 있습니다.

Gantt chart 를 통한 업무 일정 관리.

업무 진척률, 예상 계획 진행 상태, 업무명, 업무 기간을 한눈에 확인 할 수 있고, 업무단위를 그룹별로 확인 할 수 도 있습니다.

 

스케쥴별 FS(finish and start) 흐름도.

각 스케쥴의 Y축 선들은 업무간의 관계를 나타내고 있다.

 

각 업무 단위별 원가 관리 결과 현황

각 원가 관리 요소들이 도출 되어 있다. (PV 초기 계획 원가, EV 진행률에 따른 원가등)

 

그리고 그 동안 프로젝트는 CEO 또는 영업에서 이미 정한 프로젝트 기간에 대해 프로젝트 업무들을 짜맞추는 형식 이었습니다.

물론 기간 결정에 대한 중대한 사유가 있겠습니다만, ms Project 를 이용하여 work package 단위 (Task 최소단위) 의 작업 공수 에 대한 결과를 도출하면, 이에 대한 수치적인 근거 자료를 뽑아 볼 수 있습니다. 이것을 근거로 타 업무 부서와의 협업과 진도율에 대한 토의를 한다면, 좀 더 객관적인 형태로 협업을 이뤄 나갈 수 있을 것이라고 생각 됩니다.

 

이는 그 동안 체계적이지 못했던 업무 진행 관리로 각 업무 담당자에게 과중하게 부여된 임무를 분배 하고 이를 통해 업무 효율성을 높일 수 있을 것 입니다.

 

Ms-project 이던지 openproj 이던지 중 대규모 프로젝트 관리에 이를 적용 한다면, 매우 효과적인 인력 운용과 업무 스케쥴을 운영 할 수 있을 것입니다.